In conformità all’art. 4 del D. Lgs. 24/2023 (“Decreto Whistleblowing”), Jobrapido S.r.l. (“Jobrapido” o “Società”) ha implementato un proprio sistema di whistleblowing, introducendo dei Canali di Segnalazione Interna che consentono di far emergere condotte illecite a tutela dell’integrità della Società, garantendo che tutte le attività aziendali siano svolte in modo legale e legittimo.

Nel presente documento (“Policy Whistleblowing” o “Policy”), sono sintetizzate le finalità del sistema di whistleblowing di Jobrapido, le istruzioni per effettuare Segnalazioni tramite Canali Interni ed Esterni, le modalità di gestione delle Segnalazioni e le Misure di protezione riservate ai Segnalanti e agli altri Soggetti Protetti.

Per le definizioni non previste nella presente Policy Whistleblowing, si rinvia all’Allegato 1 – Sistema Whistleblowing di Jobrapido | Definizioni e riferimenti normativi.

1. Quali sono gli obiettivi e le finalità del sistema di whistleblowing di Jobrapido?

Attraverso l’istituzione e l’invito all’utilizzo consapevole dei Canali di Segnalazione Interna, Jobrapido si propone di prevenire e contrastare la commissione di comportamenti illeciti, tutelando la riservatezza dell’identità dei Segnalanti, delle Persone Coinvolte o comunque menzionate nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, vietando eventuali Ritorsioni, nel pieno rispetto di ogni disposizione di legge.

2. Che cosa possono avere ad oggetto le Segnalazioni?

Le Segnalazioni possono avere ad oggetto le Informazioni sulle seguenti Violazioni

a) Violazioni della normativa UE, ovvero:

• Illeciti commessi in violazione della normativa dell’Unione Europea indicata nell’Allegato 1 al Decreto Whistleblowing e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione, relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, tra cui frodi, corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione Europea;
• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, tra cui: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
• Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti, tra cui: pratiche commerciali scorrette e abuso di posizione dominante, adozione di prezzi c.d. predatori, sconti target, vendite abbinate tali da violare la tutela della libera concorrenza;

b) Qualsiasi condotta volta a occultare le condotte sub a);

c) Ritorsioni assunte nei confronti dei Segnalanti e degli altri Soggetti Protetti.

3. Che cosa non possono avere ad oggetto le Segnalazioni?

Le Segnalazioni non possono avere ad oggetto contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante o attinenti al rapporto di lavoro o ai rapporti con i colleghi. Tali condotte potranno essere condivise e gestite con i propri superiori gerarchici o con le funzioni interne a ciò designati secondo le relative regole aziendali.

Sono severamente vietate e sanzionate le Segnalazioni pretestuose, palesemente prive di fondamento, basate su meri sospetti, indiscrezioni o voci di corridoio scarsamente attendibili, effettuate con dolo (mala fede) o colpa grave, relative a Informazioni sulle Violazioni già di dominio pubblico.

4. Chi può effettuare una Segnalazione?

Le Segnalazioni possono essere effettuate dai seguenti soggetti che siano venuti a conoscenza di Informazioni sulle Violazioni nell’ambito del proprio contesto lavorativo o rapporto professionale con Jobrapido:

• lavoratori subordinati, ivi inclusi i titolari di un rapporto di lavoro a tempo parziale, totale o intermittente, a tempo determinato o indeterminato, di somministrazione, di apprendistato, accessorio, o che svolgono prestazioni occasionali;
• lavoratori autonomi, ivi inclusi i titolari di contratti d’opera (che esercitano le professioni intellettuali per l’esercizio delle quali è necessaria l’iscrizione in appositi albi o elenchi), di rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale e altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato (ad esempio, avvocati o ingegneri che prestano la propria attività lavorativa organizzandola autonomamente);
• liberi professionisti e consulenti;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• soci della Società;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto e, quindi, in assenza di una regolare investitura;
• lavoratori o collaboratori, che forniscano beni o servizi o realizzino opere in favore della Società;
• ex lavoratori;
• candidati il cui processo di selezione sia ancora in corso.

5. A chi è diretta e chi gestisce le Segnalazioni Interne per Jobrapido?

Jobrapido ha nominato un Comitato Whistleblowing (di seguito, anche solo “Comitato”) quale ufficio interno autonomo dedicato e specificamente formato per la ricezione e gestione delle Segnalazioni Interne relative alla Società. Il Comitato Whistleblowing è composto dal Responsabile del Dipartimento HR della Società, designato quale Presidente, e dagli altri dipendenti del Dipartimento HR impiegati a titolo permanente.

6. Quali sono i Canali di Segnalazione Interna di Jobrapido?

Le Segnalazioni Interne possono essere effettuate in forma scritta, orale o tramite incontro diretto attraverso i seguenti Canali di Segnalazione Interna:

7. Iter procedurale di gestione delle Segnalazioni Interne

Ricevuta una Segnalazione Interna, il Comitato Whistleblowing dovrà:

1. rilasciare al Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione scritta entro 7 (sette) giorni decorrenti dalla data di ricevimento della Segnalazione medesima;
2. dare diligente seguito alla Segnalazione, verificando l’ammissibilità e la fondatezza della Segnalazione stessa – anche con il supporto di altre funzioni aziendali interne o consulenti esterni – e mantenendo le interlocuzioni con il Segnalante;
3. fornire un riscontro^[1] al Segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento o, in mancanza di avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della Segnalazione; il tutto secondo quanto più dettagliatamente descritto nel Regolamento di gestione delle Segnalazioni Whistleblowing, consultabile su richiesta inviata per iscritto al Comitato;
4. redigere una relazione riepilogativa delle indagini effettuate e delle evidenze emerse che sarà condivisa, in base agli esiti, con le funzioni o organi aziendali competenti, al fine di garantire eventuali piani d’intervento e l’adozione di azioni di rimedio e/o di miglioramento in relazione alla Violazione segnalata, a tutela della Società, verificandone la relativa adozione o le motivazioni sottese alla loro mancata adozione;
5. sottoporre gli esiti dell’attività d’indagine anche all’organo amministrativo della Società per l’avvio di eventuali procedure sanzionatorie/disciplinari, fermo restando che l’adozione dei provvedimenti rimane di competenza delle funzioni a ciò preposte;
6. conservare e custodire le Segnalazioni (anche Anonime) nonché i documenti, le relazioni, le trascrizioni e i verbali ad esse inerenti in un apposito repository ad accesso esclusivamente riservato al Comitato:

• per 1 anno, in caso di Segnalazioni infondate/inammissibili;
• negli altri casi, per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza sanciti dal Decreto Whistleblowing, dal Codice Privacy, dal GDPR e/o di altre leggi in materia di protezione dei dati personali applicabili.

In ogni caso, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

7.1  Casi di archiviazione delle Segnalazioni Interne

Le Segnalazioni Interne possono essere archiviate laddove:

• siano inammissibili perché riguardanti Violazioni diverse da quelle elencate sub § 2 o trasmesse da soggetti diversi da quelli indicati sub § 4, caso in cui il Comitato dovrà valutare l’opportunità di trasmettere la Segnalazione ad altre funzioni o organi aziendali competenti, laddove comunque riguardanti illeciti rilevanti per la tutela dell’integrità di Jobrapido;
• risultino palesemente infondate per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
• abbiano un contenuto generico, tale da non consentire la comprensione dei fatti, e il Segnalante non abbia lasciato un recapito per essere contattato al fine di ricevere ulteriori chiarimenti o – anche se contattato dal Comitato – si sia rifiutato di fornirli;
• sia corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
• il Comitato accerti che la Segnalazione sia stata effettuata dal Segnalante con dolo (mala fede) o colpa grave. In questo caso, il Comitato si riserva la possibilità di proporre alle funzioni o organi aziendali competenti l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del Segnalante, ove ne sussistano i presupposti di legge.

7.2  Segnalazioni Anonime

Nei limiti consentiti dalla legge e dai Canali di Segnalazione Interna, le Segnalazioni potranno essere effettuate anche in forma anonima.

Le Segnalazioni Anonime, ove circostanziate, saranno trattate dal Comitato Whistleblowing alla stregua delle Segnalazioni Interne effettuate da Segnalanti noti.

8. Segnalazioni Interne erroneamente inviate a un soggetto diverso dal Comitato Whistleblowing

Le Segnalazioni Interne erroneamente inviate a un soggetto diverso dal Comitato dovranno essergli trasmesse entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento a cura del soggetto ricevente tramite i Canali di Segnalazione Interna.

9. Canali di Segnalazione Esterna dell’ANAC

Fermo restando l’utilizzo prioritario dei Canali di Segnalazione Interna messi a disposizione da Jobrapido, le Segnalazioni potranno essere trasmesse attraverso i Canali di Segnalazione Esterna istituiti presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (“ANAC”) e accessibili al seguente link: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, a condizione che:

• i Canali di Segnalazione Interna non siano attivi o, anche se attivati, non siano conformi a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing;
• il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione Interna e la stessa non ha avuto seguito;
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione Interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione potrebbe determinare il rischio di Ritorsione;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

10. Divulgazione Pubblica

Il Segnalante può effettuare una Divulgazione Pubblica, rendendo di pubblico dominio le Violazioni della normativa UE, come sopra definite, tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione di massa in grado di raggiungere un numero elevato di persone (inclusi i social network), solo ed esclusivamente nei seguenti casi:

• il Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione Interna e una Segnalazione Esterna ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione Esterna (alle condizioni previste sub 9) e non è stato dato riscontro nei termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle Segnalazioni;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione Esterna possa comportare il rischio di Ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della Violazione o coinvolto nella Violazione stessa.

11 Tutele e Misure di protezione

Jobrapido si impegna ad offrire ai Segnalanti e agli altri Soggetti Protetti le tutele e Misure di protezione previste dal Decreto Whistleblowing e di seguito descritte.

Eventuali rinunce e transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti dal Decreto Whistleblowing e recepite nella presente Policy non sono valide, salvo che siano effettuate nelle sedi protette (giudiziarie, amministrative sindacali) ai sensi delle leggi applicabili.

11.1  Tutela della riservatezza

Jobrapido tutela la riservatezza dell’identità dei Segnalanti, dei Facilitatori, delle Persone Coinvolte o menzionate nelle Segnalazioni, nonché del contenuto delle Segnalazioni e dei documenti allegati, in conformità al Decreto Whistleblowing, al Codice Privacy, al GDPR e alle altre leggi vigenti in materia di protezione dei dati personali.

In particolare, il Comitato non può rivelare l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità salvo suo espresso consenso scritto. Il dovere di riservatezza non preclude né limita gli eventuali obblighi di denuncia che dovessero emergere a seguito della Segnalazione, nei confronti dell’Autorità Giudiziaria.

Il dovere di tutelare la riservatezza è esteso anche alle le altre funzioni aziendali interne o consulenti esterni eventualmente coinvolti nelle indagini dal Comitato, specialmente nel caso in cui, previo consenso del Segnalante, siano venuti a conoscenza della sua identità.

La tutela della riservatezza sarà assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare, in conformità alle leggi applicabili.

11.2  Misure di protezione

Affinché il Segnalante e gli altri Soggetti Protetti possano beneficiare delle Misure di protezione di seguito descritte, è necessario che ricorrano le seguenti condizioni (cumulative):

a) il Segnalante abbia presentato la Segnalazione in base ad una convinzione ragionevole che le Informazioni sulle Violazioni segnalate fossero veritiere e rientranti nell’ambito di applicazione oggettivo del Decreto Whistleblowing;

b) la Segnalazione sia stata effettuata in base alle condizioni prescritte dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Policy.

Le Misure di protezione si applicano anche al Segnalante anonimo, laddove successivamente identificato e soggetto a Ritorsioni.

Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le Misure di protezione non sono garantite e al Segnalante sarà inoltre applicata una sanzione disciplinare.

11.2.1 Divieto di Ritorsioni

Jobrapido vieta ogni Ritorsione – anche solo tentata o minacciata – nei confronti dei Segnalanti e degli altri Soggetti Protetti, posta in essere in ragione di una Segnalazione, Interna o Esterna, o di una Divulgazione Pubblica fondata e consentita, che provochi o possa provocare un danno ingiusto.

Chi ritenga di aver subito una Ritorsione in conseguenza di una Segnalazione o Divulgazione Pubblica fondata e consentita potrà segnalarlo al Comitato, tramite i Canali di Segnalazione Interna o comunicarlo all’ANAC tramite i Canali di Segnalazione Esterna.

11.2.2  Limitazioni della responsabilità

Ai Segnalanti è garantita la limitazione della responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di Informazioni.

La limitazione di responsabilità si applica purché:

a) al momento della rivelazione o diffusione, si avessero fondati motivi di ritenere che le Informazioni fossero necessarie per far scoprire la Violazione;

b) le Informazioni siano state acquisite in modo lecito;

c) la Segnalazione o Divulgazione Pubblica sia stata effettuata alle condizioni previste dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Policy.

11.2.3 Misure a sostegno fornite da enti del Terzo Settore

I segnalanti possono beneficiare delle misure di sostegno offerte dagli enti del Terzo Settore iscritti nell’elenco istituito presso l’ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

In particolare, gli enti del Terzo Settore prestano assistenza e consulenza a titolo gratuito sulle modalità di Segnalazione, sulla protezione dalle Ritorsioni, sui diritti della Persona Coinvolta, e sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello stato, in caso di procedimento giudiziario.

11.3  Diritti e tutele delle Persone Coinvolte nella Segnalazione

Jobrapido applica le medesime misure di tutela della riservatezza previste per il Segnalante anche alle Persone Coinvolte nella Segnalazione, fatto salvo il caso in cui la Società sia obbligata per legge a divulgare la loro identità (ad esempio, su richiesta dell’Autorità giudiziaria).

Inoltre, Jobrapido assicura alle Persone Coinvolte il diritto di essere:

• informate entro un periodo di tempo ragionevole circa le accuse mosse contro di loro;
• sentite dal Comitato a tutela del loro diritto di difesa, anche mediante procedimento cartolare, in conformità alla normativa giuslavoristica applicabile;
• informate circa eventuali sanzioni disciplinari.

12. Trattamento dei dati personali

Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, sarà effettuato a norma del Codice Privacy, del GDPR e delle altre leggi vigenti in materia di protezione dei dati personali.

La gestione delle Segnalazioni e il relativo trattamento dei dati sono effettuati da Jobrapido in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità e liceità del trattamento previsti dal GDPR.

Per maggiori dettagli in merito al trattamento dei dati, si rinvia all’informativa privacy pubblicata sul sito web di Jobrapido e sull’intranet aziendale.

Le Persone Coinvolte nella Segnalazione potrebbero non ricevere immediatamente una specifica informativa privacy in merito al trattamento dei loro dati, laddove sussista il rischio che, fornendo tale informativa, si comprometta la capacità di verificare efficacemente la fondatezza della Segnalazione o di raccogliere i riscontri necessari.

13. Sanzioni disciplinari o contrattuali

Fermi restando gli ulteriori profili di responsabilità, Jobrapido può applicare nei confronti di chi viola le prescrizioni della presente Policy o del Decreto Whistleblowing le sanzioni disciplinari o contrattuali ritenute opportune (ad esempio, risoluzione del contratto, azioni risarcitorie, di responsabilità o revoca per giusta causa), modulate in relazione alla gravità e nei limiti del quadro normativo in vigore.

14. Adozione e diffusione della Policy Whistleblowing di Jobrapido

La presente Policy è stata adottata dall’organo amministrativo di Jobrapido che ne promuove la diffusione, anche con il supporto del Comitato Whistleblowing, in data 15/04/24.

[1] N.B.: Il riscontro consiste nella comunicazione di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla Segnalazione, inclusa la comunicazione dell’eventuale assenza di presupposti per procedere nell’indagine e relativa archiviazione della Segnalazione.